利用Office通用辦公軟件實現(xiàn)計量檢測證書批量打印

河南省鄭州市計量檢定測試所  王志遠  馬燕

    隨著電子技術的不斷發(fā)展，計算機在計量檢測部門得到了廣泛的應用，檢測證書的計算機打印就是其中之一。工作人員每天面對大量的數(shù)據(jù)輸入、檢定報告的采編和檢定結(jié)果的打印，如果仍采用逐份采編檢定報告、單張依次打印檢定結(jié)果的方法將浪費大量的時間，并且工作效率低下。筆者曾經(jīng)需要一次打印600張電能表的檢定證書，工作量之大往往超出以前的人工填寫。如何發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，提高證書編寫打印的工作效率，是計算機應用中需要解決的一個問題。而編寫專用程序?qū)σ话愕膯挝挥幸欢ɡщy，有鑒于此，筆者結(jié)合自己的工作內(nèi)容，利用廣泛使用的Office通用辦公軟件的郵件合并功能，快速簡捷的實現(xiàn)了有固定格式檢定報告的批量采編和計量檢定證書的批量輸出。
    

一、實現(xiàn)原理

    本方法是通過以Word文字處理軟件的強大格式編輯功能做出檢測證書的文檔格式，以Excel表格處理軟件的強大數(shù)據(jù)運算編輯功能做出需要的數(shù)據(jù)源，利用郵件合并功能把數(shù)據(jù)源中的內(nèi)容與確定好格式的文檔相結(jié)合來進行證書的編輯和打印工作。
    

二、實現(xiàn)步驟

    下面以Office 2000創(chuàng)建“檢定證書正面”為例，詳細步驟如下:
    1.創(chuàng)建證書正面的輸出版面格式
    打開Word，創(chuàng)建一個新文檔。在新文檔中按照檢定證書的實際尺寸及格式確定文檔輸出版面格式，然后在該文檔中輸入每個檢定證書正面需重復出現(xiàn)的固定通用信息，如檢定證書編號、計量器具名稱、規(guī)格型號、制造廠、送檢單位、檢定日期、有效期等，并編輯確定這些信息的字體、大小和位置，完成后保存。
    2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)源
    打開Excel，創(chuàng)建一個新表格。根據(jù)每頁證書需要改變的數(shù)據(jù)，在新表格的第一行按列輸入與Word在步驟1所創(chuàng)建的文檔相對應的各列數(shù)據(jù)所代表的標題信息文字，如檢定證書編號、計量器具名稱、規(guī)格型號、制造廠、送檢單位、檢定日期、有效期等。從第二行開始按照各列標題信息提示按行依次輸入變化了的信息，完成后保存。
    3.版面格式與數(shù)據(jù)源的合并
    (1)切換到Word在步驟1所創(chuàng)建的文檔，選擇主菜單中“工具”下拉菜單的“郵件合并”子菜單，彈出“郵件合并幫助器”對話框。點擊“主文檔”下的“創(chuàng)建”按鈕，選擇“套用信函”子菜單，點擊彈出對話框中的“活動窗口”按鈕。
    (2)在彈出的“郵件合并幫助器”對話框中選擇“數(shù)據(jù)源”下的“獲得數(shù)據(jù)”按鈕，選擇“打開數(shù)據(jù)源”子菜單，在彈出的對話框中找到步驟2所建立的Ex-cel表格(注意選擇文件類型為*.xls)，打開。在彈出的“整張電子表格”對話框中點擊“確定”。這時Word會提示你在主文檔內(nèi)找不到合并域，直接點擊“編輯主文檔”按鈕，將回到上一步所編輯的文檔。
    (3)這時在該文檔的工具條上出現(xiàn)“郵件合并”工具欄。點擊工具欄上“插入合并域”按鈕，將出現(xiàn)步驟2所創(chuàng)建的Excel表格第一行所定義的各列標題文字。根據(jù)證書每頁變化的數(shù)據(jù)內(nèi)容，分別插入相應的各個標題，此即為將要合并的數(shù)據(jù)項。這時只需按下工具條上標有“ABC”字樣的“察看合并數(shù)據(jù)”按鈕，點擊“下一條記錄”按鈕，就可以逐頁察看已經(jīng)合并過的文檔了。
    4.打印證書
    如果只需打印當前頁，直接打印就可以了。當有大量證書需打印時，可點擊工具條上的“合并選項”按鈕，在彈出的“合并”對話框中“要合并的記錄”欄中輸入要打印的記錄的范圍數(shù)值，點擊“合并”按鈕，會出現(xiàn)包含需要所有記錄的新文檔，直接打印就可以了。
    5.數(shù)據(jù)錄入技巧
    在Excel中輸入數(shù)據(jù)時，我們往往要錄入大量重復的信息，如相同的送檢單位、生產(chǎn)廠家等，也可能需要有大量按序列遞增的數(shù)據(jù)，如檢定證書編號等，這時只要選定包含需要復制數(shù)據(jù)的單元格，用鼠標右鍵拖動填充柄(單元格右下角)經(jīng)過需要填充數(shù)據(jù)的單元格，然后釋放鼠標右鍵，會有“復制單元格”和“按序列填充”選項，