淺談質(zhì)量體系中外來文件的受控與管理

江蘇省計(jì)量測試技術(shù)研究所  龍敏

    幾年來，在我所質(zhì)量體系運(yùn)行中，文件控制是保證體系持續(xù)有效運(yùn)行的一個(gè)重要要素。而其中外來文件——國家標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)量檢定規(guī)程又是質(zhì)量體系運(yùn)行中校準(zhǔn)和檢測工作中重要的技術(shù)法規(guī)。要確保這些技術(shù)法規(guī)文件為現(xiàn)行有效版本，在執(zhí)行過程中，我們必須對(duì)這些文件進(jìn)行嚴(yán)格受控和管理。下面我就談?wù)勛约涸谶@項(xiàng)工作中的一些做法，供大家參考。
    

一、外來法規(guī)性文件的受控

    質(zhì)量體系運(yùn)行中的外來法規(guī)性文件主要是國家計(jì)量檢定規(guī)程、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前，我所經(jīng)過實(shí)驗(yàn)室國家認(rèn)可委員會(huì)評(píng)審校準(zhǔn)和檢測項(xiàng)目共有268項(xiàng)，我們針對(duì)這些項(xiàng)目，對(duì)所需要的標(biāo)準(zhǔn)和檢定規(guī)程進(jìn)行了全部清理、登記，進(jìn)行受控管理。列入質(zhì)量體系運(yùn)行中的受控標(biāo)準(zhǔn)有168種；受控規(guī)程有277種。我們根據(jù)《質(zhì)量手冊》具體要求建立了實(shí)驗(yàn)室受控文件目錄，按文件類別分:國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)；引用標(biāo)準(zhǔn)；鑒定大綱；計(jì)量檢定規(guī)程；計(jì)量技術(shù)規(guī)范。再按《質(zhì)量手冊》中“文件控制程序”的文件編號(hào)規(guī)則，分別按部門代號(hào)(即實(shí)驗(yàn)室代號(hào)，如:L——長度室；H——熱工室等)；類別代號(hào)(A——計(jì)量檢定標(biāo)準(zhǔn)；B——標(biāo)準(zhǔn)等)；年代號(hào)，來編制外來文件資料目錄。(詳見下表)
    

    對(duì)統(tǒng)一編號(hào)，加蓋“受控文件”印章的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程及時(shí)發(fā)送到檢測人員手中使用，并收回舊版本。我們按文件所在科室又編制了“文件發(fā)放回收登記表”加以受控(見下圖《標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放回收登記表》)。這樣我們就能及時(shí)掌握實(shí)驗(yàn)室檢測人員手中標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程受控情況，即時(shí)更換新版本。
    

二、及時(shí)收集新版本，按“文件控制程序”進(jìn)行更改

    為了保證實(shí)驗(yàn)室檢測人員手中受控的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量檢定規(guī)程始終是有效版本，在平時(shí)文件管理工作中注意把被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管理，把靜態(tài)管理變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
    1.關(guān)注國家標(biāo)準(zhǔn)出版動(dòng)態(tài)，將受控標(biāo)準(zhǔn)號(hào)全部打印在一張紙上，方便隨時(shí)對(duì)照。并從《科技新書目》中了解標(biāo)準(zhǔn)單行本出版情況。
    2.及時(shí)訂購每年出版的《國家標(biāo)準(zhǔn)目錄總匯》、《國家計(jì)量技術(shù)規(guī)范目錄》及有關(guān)部頒標(biāo)準(zhǔn)目錄，如郵電、輕工、機(jī)械、電子、化工等。全面檢索我所受控的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量檢定規(guī)程更新替代情況。
    3.定期到省標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)所標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)信息網(wǎng)上去檢索標(biāo)準(zhǔn)更新情況。對(duì)已更新的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，每年都打印一份更新替代的總目錄給質(zhì)量部存檔備查，給各科室一份該科室更新替代標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程目錄，便于科室對(duì)照檢查，確保在用法規(guī)文件的有效性。
    在標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程版本更新時(shí)，嚴(yán)格按照“文件受控程序”中要求進(jìn)行。對(duì)外來文件更新，要填寫《文件更新申請書》，經(jīng)質(zhì)量部負(fù)責(zé)人，所技術(shù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，將標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)程發(fā)送到檢測人員手中，并要求檢測人員對(duì)照新、舊標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)程，認(rèn)真填寫《更新標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程能力評(píng)審表》交與質(zhì)量部，再由所技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，認(rèn)為填寫內(nèi)容(如計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)儀器配置、人員技術(shù)狀況、環(huán)境條件等)符合新標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程要求，再填寫《文件修改通知單》。這樣一份新版本受控標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)程才能正式啟用。
    

三、妥善處理外來文件管理中遇到的特殊問題

    在對(duì)外來文件受控與管理中，對(duì)文件的作廢、借閱、復(fù)制等問題，我們都按照“文件管理程序”執(zhí)行。作廢的文件收回，蓋上“作廢”印章；對(duì)需要借閱、復(fù)制的文件，一律辦理借閱手續(xù)。但在標(biāo)準(zhǔn)文件管理中，我們發(fā)現(xiàn)了一個(gè)在執(zhí)行中矛盾的問題:如一個(gè)受控標(biāo)準(zhǔn)《GB9813-1998微型電子計(jì)算機(jī)通用技術(shù)條件》已于2001年8月1日作廢，新標(biāo)準(zhǔn)《GB9813-2000微型計(jì)算機(jī)通用規(guī)范》同時(shí)實(shí)施。而我所微機(jī)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)站擔(dān)負(fù)著全省計(jì)算機(jī)產(chǎn)品的監(jiān)督檢驗(yàn)等有關(guān)執(zhí)法任務(wù)，面對(duì)現(xiàn)階段仍有單位及個(gè)人將2001年8月1日前購買的有爭議的微機(jī)產(chǎn)品送來檢驗(yàn)的實(shí)際情況。執(zhí)法中用哪個(gè)版本的標(biāo)準(zhǔn)呢?按文件受控程序要求，應(yīng)收回老標(biāo)準(zhǔn)，換上新版標(biāo)準(zhǔn)。而實(shí)際執(zhí)行監(jiān)督檢查中又存在上述狀況，于是，我們通過與實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可委員會(huì)的評(píng)審人員商談，在這新舊標(biāo)準(zhǔn)更換時(shí)期，由使用標(biāo)準(zhǔn)部門——微機(jī)產(chǎn)品質(zhì)檢站，寫一份“文件留用說明”，經(jīng)所技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，將舊標(biāo)準(zhǔn)留用一段時(shí)間后，再收回作廢，這樣既能很好地完成技術(shù)監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)，又保證了外來文件的完整有效。在以后的管理中，遇到類似的特殊情況，我們都采取了這樣的一種處理方法，保證我所質(zhì)量體系運(yùn)行中的外來文件始終處于有效狀態(tài)。