程序文件在質量管理體系運行中具有不可忽視的地位和作用，“文件”是指信息及其承載媒體。程序文件控制的目的是防止質量體系運行的各個場所使用無效版本的文件，確保與質量體系有關的所有文件處于受控狀態(tài)，以保證質量體系的有效運行。程序文件無論以何種形式存在，“文件控制程序”都應確保質量體系的正確、有效運行。   

　　一、程序文件在質量管理體系運行中的作用

　　質量管理體系文件是技術機構和企業(yè)計量管理部門的全部活動或選擇的部分活動，但重要的是質量管理體系文件的要求和內容應能適應技術機構和企業(yè)所采用的質量目標，目的是使每一個技術機構或企業(yè)可以通過制定最少量且必要的文件，以保證其質量管理體系得到有效實施和持續(xù)改進。因此，程序文件在質量管理體系運行中至關重要。   

　　二、注重程序文件在質量體系運行中的有效性

　　“程序”是為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑。程序可以形成文件，也可以不形成文件，它必須時刻處于受控狀態(tài)。以往計量管理部門對程序文件的管理重視不夠，程序文件有過失控現(xiàn)象，如有的受控文件丟失或處于非受控狀態(tài)等。實踐使我們體會到無論技術機構還是企業(yè)，程序文件在質量管理體系運行中確實比較重要，我們要在質量體系運行中，結合質量手冊不斷修改、完善和進一步的宣貫，切實加強對程序文件的管理工作。

　　具體做法是:內部質量體系文件及外來技術文件均由計量管理部門填寫“受控文件發(fā)放登記”和“文件發(fā)放回收登記表”，對發(fā)放的程序文件由本單位的質量負責人批準后，按審批范圍編號、蓋章、登記、發(fā)放，并保證有關人員在需要的場合都能方便地得到和使用現(xiàn)行有效的版本；發(fā)至本單位內部與質量有關的文件均列為受控文件，發(fā)放時加蓋“受控文件”勇并填寫分發(fā)序號作為受控號；對技術人員外出活動所帶回的應受控的各類文件，由當事人到計量管理部門登記、蓋章、受控。根據(jù)質量體系運行情況，每年兩次到各科室進行檢查評審，發(fā)現(xiàn)未及時受控登記的，按QP31-2003《不符合工作責罰程序》規(guī)定進行處罰，并定期對作廢文件從所有發(fā)放和使用場所收回，注明作廢標記，這樣才能保證程序文件在質量管理體系運行中的有效性。   

　　三、在質量管理體系中加強對程序文件的策劃和控制

　　質量管理體系運行主要反映在兩個方面:一是技術機構或企業(yè)所有質量活動都依據(jù)質量策劃的安排以及質量管理體系文件要求實施；二是技術機構或企業(yè)所有的質量活動都在提供證實，證實質量管理體系運行符合要求并得到有效實施和保持。按標準要求程序文件有文件控制、記錄控制、內部審核、不合格品的控制、糾正措施、預防措施等活動，程序文件對質量管理體系的真正建立和有效實施至關重要。各部門、技術人員，都要清楚質量管理體系文件對本部門、本崗位的相互關系的要求，同時職能部門要加強對所建立的程序文件的有效控制、管理和跟蹤檢查，并通過質量管理體系的內審和管理評審，不斷完善和改進程序文件，確保程序文件在質量管理體系運行中得以有效的實施。

　　總之，程序文件為質量管理體系的有效運行提供了依據(jù)和保證，只有加強對程序文件的控制和管理，才能保證質量管理體系的有效運行。   

　　鏈接:質量體系程序性文件

　　質量體系程序性文件是對完成各項質量活動的方法作出規(guī)定。每份質量體系文件應對一個要素或一組關聯(lián)的要素進行描述。質量體系程序性文件是質量手冊的支持性文件。

　　為了統(tǒng)一程序性文件的格式、風格及做到內容上的完整、準確，需要對程序性文件的分類、編寫方法事先加以明確。對各類程序文件內容作出要求，對編制修訂的審定、批準的人員資格及其程序作出規(guī)定。

　　程序性文件的描述方式分為:敘述式、流程圖式和混合式。敘述式程序性文件又包含封面、刊頭、正文和刊尾。