準(zhǔn)確可靠的環(huán)境監(jiān)測(cè)計(jì)量器具，不僅可以保證監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可比性，還為環(huán)境管理提供了有力的技術(shù)保障。因此，計(jì)量器具是保證環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量的關(guān)鍵設(shè)備，而環(huán)境監(jiān)測(cè)計(jì)量器具和設(shè)備的購(gòu)買、安裝調(diào)試、使用檢測(cè)，直至停用報(bào)廢都離不開(kāi)檔案管理。江蘇省揚(yáng)中市環(huán)境監(jiān)測(cè)站在購(gòu)好、用好、管好環(huán)境監(jiān)測(cè)計(jì)量器具和設(shè)備的同時(shí)，切實(shí)加強(qiáng)了監(jiān)測(cè)計(jì)量器具和設(shè)備的檔案管理工作。   

　　一、編制質(zhì)量管理體系文件

　　《質(zhì)量手冊(cè)》是我站最高層次的質(zhì)量管理文件，為此我們?cè)谑謨?cè)中明確規(guī)定了站技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)指導(dǎo)檔案管理人員建立并保存對(duì)檢測(cè)器具有重要影響的每一設(shè)備及其軟件的記錄。記錄至少應(yīng)包括設(shè)備及其軟件的識(shí)別；制造商名稱、形式標(biāo)志、系列號(hào)或其他唯一標(biāo)志；對(duì)設(shè)備是否符合規(guī)范的核查；當(dāng)前的處所；制造商的說(shuō)明書，存放地點(diǎn)；所有校準(zhǔn)報(bào)告和證書的日期、結(jié)果及復(fù)印件，設(shè)備調(diào)整、驗(yàn)收準(zhǔn)則和下次校準(zhǔn)的預(yù)定日期；設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，以及已進(jìn)行的維護(hù)；儀器設(shè)備操作保養(yǎng)維護(hù)規(guī)程；設(shè)備的任何損壞故障、改裝或修理等。在此基礎(chǔ)上，我們還編制了《儀器設(shè)備的控制和管理》、《記錄和檔案管理》程序文件及《儀器設(shè)備操作規(guī)程》的作業(yè)指導(dǎo)書。程序文件著重對(duì)《質(zhì)量手冊(cè)》中規(guī)定的記錄內(nèi)容作了具體的要求；作業(yè)指導(dǎo)書主要編寫了儀器設(shè)備的詳細(xì)操作步驟、注意事項(xiàng)及設(shè)備環(huán)境條件的要求等。 

　　二、加大檔案管理硬件投入

　　站領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理硬件的投入，利用通風(fēng)透氣性好(約80平方米)的房子建立檔案室，投資近4000元購(gòu)置了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，并設(shè)有兼職檔案員，要求檔案員每年至少參加1～2次省、市舉辦的檔案管理及計(jì)量培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)。在此基礎(chǔ)上我站購(gòu)置了6000多元的檔案軟件，配置了專門用于檔案管理的電腦和打印機(jī)。目前我站的檔案管理已經(jīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

　　三、強(qiáng)化計(jì)量器具和設(shè)備的檔案管理

　　1.管理要求方面
　　我站先后制定了一系列檔案、計(jì)量器具和設(shè)備的管理措施。要求管理人員不斷提高自身水平，特別是現(xiàn)代化管理水平。人員調(diào)離時(shí)要辦交接手續(xù)，以防資料丟失；嚴(yán)格檔案借還手續(xù)，借出資料須經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)審核同意、并登記；加強(qiáng)檔案圖片資料的管理。

　　2.人員素質(zhì)方面
　　我站要求每個(gè)操作監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備和技術(shù)人員持證上崗。

　　3.檔案管理
　　(1)我站按計(jì)量門類把計(jì)量器具和設(shè)備分七大類:即長(zhǎng)度、熱學(xué)、力學(xué)、電磁學(xué)、無(wú)線電學(xué)、聲學(xué)、物理化學(xué)。采用計(jì)算機(jī)分類管理、統(tǒng)一編號(hào)，做到一機(jī)一檔，將儀器的申請(qǐng)批復(fù)、購(gòu)置合同、驗(yàn)收合格報(bào)告、儀器使用說(shuō)明書、維修說(shuō)明書、出廠合格證，使用保養(yǎng)登記本和操作規(guī)程，儀器的履歷本、報(bào)廢申請(qǐng)單，計(jì)量器具總臺(tái)賬、強(qiáng)制檢定計(jì)量器具管理目錄，計(jì)量器具周期檢定表、計(jì)劃表，計(jì)量器具溯源圖，檢定證書等資料、憑證存放在檔案盒內(nèi)，檔案盒貼上分類標(biāo)號(hào)，然后存放在檔案柜內(nèi)。

　　(2)對(duì)在用儀器、設(shè)備、量具實(shí)施“綠、黃、紅”校準(zhǔn)狀態(tài)三色標(biāo)志管理；準(zhǔn)備一機(jī)一本的“儀器使用登記本”，要求操作人員詳細(xì)記錄使用情況、異常情況，以及維護(hù)保養(yǎng)等內(nèi)容。

　　(3)檔案管理員詳細(xì)記載每臺(tái)儀器放置的地點(diǎn)、房間號(hào)、保管人等內(nèi)容。長(zhǎng)期以來(lái)，我站通過(guò)加強(qiáng)計(jì)量器具和儀器設(shè)備的檔案管理，避免了盲目淘汰與購(gòu)置，避免了因購(gòu)進(jìn)不合格產(chǎn)品給環(huán)境監(jiān)測(cè)結(jié)果帶來(lái)的不良后果。

　　加強(qiáng)環(huán)境監(jiān)測(cè)計(jì)量器具和設(shè)備的檔案管理，不僅有利于儀器設(shè)備檔案資料保管的完整性、掌握儀器設(shè)備運(yùn)行狀況、為儀器設(shè)備維修提供可靠的依測(cè)工作的順利進(jìn)行。