北京市計(jì)量檢測科學(xué)研究院　李紅

　　一、科研檔案的含義及科研檔案的形成

　　科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。結(jié)合計(jì)量工作，科學(xué)技術(shù)研究過程是指在科研項(xiàng)目研發(fā)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)(檢定)裝置的研發(fā)或技術(shù)改造、制定或修訂國家計(jì)量檢定規(guī)程等工作的過程。

　　“文件材料”看似簡單卻包含了以下諸多方面的內(nèi)容。在科研準(zhǔn)備階段，文件材料包括科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件。在研究實(shí)驗(yàn)階段，文件材料包括各種載體的重要原始記錄，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算材料，專利申請的有關(guān)文件材料，設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件等。在總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段，文件材料包括工作總結(jié)，科研報(bào)告、論文、專著，參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，結(jié)算材料等。在成果和獎勵申報(bào)階段，文件材料包括成果和獎勵申報(bào)材料、審批材料、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益證明材料等。在推廣應(yīng)用階段，文件材料包括推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見等。

　　對于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)(檢定)裝置的研發(fā)工作建檔，除以上內(nèi)容外，還包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范中提出的十幾項(xiàng)內(nèi)容，由此組成一部完整的科研檔案。   

　　二、科研檔案的作用

　　1.真實(shí)記錄科學(xué)技術(shù)研究活動
　　一部完整的科研檔案能夠準(zhǔn)確表達(dá)一項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)從設(shè)想、調(diào)研、申報(bào)、實(shí)施到建立的整個過程，可以追溯部分計(jì)量歷史，是計(jì)量工作在技術(shù)上的一種財(cái)富積累?？茖W(xué)技術(shù)研究活動的真實(shí)記錄亦能保證科研負(fù)責(zé)人或科研工作小組的知識產(chǎn)權(quán)的有效性。

　　2.為編史修志提供服務(wù)
　　科研檔案工作的首要任務(wù)和最終目的就是服務(wù)，我國科研檔案工作長期以來堅(jiān)持“按專業(yè)實(shí)行集中統(tǒng)一管理”的科學(xué)管理體制，在國家體制改革、科研單位所有制多樣化的新形勢下變得越來越脆弱，科技檔案工作管理的缺位現(xiàn)象日漸嚴(yán)重。完整的、真實(shí)的、準(zhǔn)確的每一部科研檔案，以及檔案中保存的歷史檔案(紙質(zhì)檔案材料和照片檔案)，為編史修志的工作提供了無法替代的、大量的數(shù)據(jù)和支持性材料，起到了極其重要的作用，也是對科研工作和科研工作者的極大尊重。   

　　三、全員重視、完善科研檔案的管理體制

　　檔案制度實(shí)行由科研課題(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制。每項(xiàng)科研項(xiàng)目(包括中斷或取得負(fù)結(jié)果的項(xiàng)目)完成或某部分結(jié)束后，對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，經(jīng)審查驗(yàn)收后歸檔。科研人員應(yīng)負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔。科研文件材料應(yīng)在科研項(xiàng)目完成后及時歸檔，并且歸檔的科研文件材料必須是原件(定稿)，根據(jù)需要可復(fù)制若干份。實(shí)施項(xiàng)目跟蹤服務(wù)科技檔案工作做起來之所以有一定難度，思想上不夠重視是主要原因之一。

　　近年來加強(qiáng)了科研的力度，歸檔項(xiàng)目有所增加。如果想申報(bào)某個科研項(xiàng)目，避免走彎路，需要了解這個項(xiàng)目目前已達(dá)到的水平，就可到檔案室查閱這個項(xiàng)目的全部材料，借鑒曾有的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、曾獲得的獎項(xiàng)、參加人員、應(yīng)用前景等。

　　所以只有全員重視，才能保證科研工作檔案完整，歸檔工作及時，而這也是做好科研檔案的基礎(chǔ)。

　　另外，檔案是歷史的真實(shí)記錄，也為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供了重要的參考和依據(jù)。要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，不斷完善科研檔案的管理體制。